Salesforce dla NGO w praktyce: automatyzacja, koszty wdrożeń i AI

Co zrobić, żeby Salesforce nie stał się kolejnym miejscem do ręcznego wpisywania danych? W drugiej części rozmowy z Mateuszem Twarożkiem przyglądamy się automatyzacjom, najczęstszym błędom wdrożeń, kosztom systemu dla NGO oraz potencjałowi AI.

Podcast „Salesforce na wyciągnięcie ręki” · Mateusz Twarożek · część 2 z 2

Automatyzacja w NGO: dlaczego warto wyjść poza Excel

W drugiej części rozmowy z Mateuszem Twarożkiem punkt ciężkości przesuwa się z wyboru technologii na jej codzienne wykorzystanie. Rozmówcy wracają do podstawowego pytania: skoro wszystkie dane można wpisać do systemu, to co sprawia, że CRM jest czymś więcej niż kolejnym arkuszem do ręcznej obsługi?

Odpowiedzią jest automatyzacja. W Salesforce proces może zostać uruchomiony przez zapis nowej darowizny, zmianę statusu uczestnika programu, zbliżający się termin raportu lub inne zdarzenie. Zamiast polegać na pamięci pracowników, organizacja może zadbać o powtarzalne działania w sposób kontrolowany i mierzalny.

Mateusz wspomina własne doświadczenie z discovery, kiedy dla organizacji dużym odkryciem okazała się możliwość automatycznego wysłania wiadomości po nieobecności uczestnika na sesji. To dobry przykład: technicznie stosunkowo prosty proces może znacząco odciążyć zespół.

Salesforce Flow i praktyczne scenariusze automatyzacji

W rozmowie pojawia się Salesforce Flow jako narzędzie pozwalające projektować automatyzacje na platformie. Przykładem jest podziękowanie po otrzymaniu wpłaty: system może rozpoznać zdarzenie, przygotować odpowiednią komunikację i zainicjować dalsze działania.

Przy większych darowiznach sama automatyczna wiadomość może nie wystarczyć. System może zamiast tego utworzyć zadanie dla opiekuna relacji, przypominając o telefonie lub spersonalizowanym podziękowaniu. W podobny sposób można zarządzać harmonogramami kontaktu z darczyńcami i planami działań (Action Plans).

Inne scenariusze omawiane w podcaście to przypomnienia o raportach grantowych, koordynacja zapisów na wolontariat, segmentacja darczyńców oraz uzgadnianie powtarzalnych wpłat po integracji z odpowiednimi systemami płatniczymi.

Automatyzacja nie oznacza rezygnacji z osobistych relacji. Przeciwnie: powinna zdejmować z pracowników zadania administracyjne i dawać im więcej czasu na działania, które wymagają empatii lub rozmowy.

Czy osoba nietechniczna może samodzielnie rozwijać system?

Mateusz zwraca uwagę na bariery kompetencyjne, które często pojawiają się w mniejszych organizacjach. Fundacja może nie mieć własnego zespołu IT, a osoba zarządzająca systemem wcześniej pracowała wyłącznie w arkuszach kalkulacyjnych.

W jego ocenie podstawowe funkcje i proste automatyzacje są osiągalne również dla osób bez wykształcenia informatycznego, o ile otrzymają czas na naukę i odpowiednie wsparcie. Wskazuje Trailhead, platformę edukacyjną Salesforce, zawierającą lekcje i praktyczne ćwiczenia.

Jednocześnie nie należy mylić możliwości samodzielnej konfiguracji z odpowiedzialnością za całą architekturę. Integracje, zarządzanie danymi osobowymi, uprawnienia i złożone procesy wymagają stosownych kompetencji oraz kontroli jakości.

Pięć pułapek, które mogą zniweczyć wdrożenie

W podcaście pada kilka ostrzeżeń płynących z doświadczenia projektowego. Pierwsze dotyczy zbyt szerokiego zakresu: próba wdrożenia wszystkich funkcji naraz kończy się nie tylko wyższą wyceną, ale często zmęczeniem przyszłych użytkowników.

Drugi problem to jakość danych. Duplikaty, niespójne pola, kilka adresów e-mail wpisanych do jednej komórki i brak uzgodnionych standardów mogą utrudnić migrację bardziej niż sam wybór rozwiązania.

Trzecia pułapka to brak osoby decyzyjnej po stronie organizacji. Ktoś musi ustalać priorytety, zatwierdzać wymagania i rozstrzygać, kiedy funkcja jest gotowa do użycia. Czwartym zagrożeniem jest nadmierna personalizacja systemu, prowadząca do zbyt skomplikowanych ekranów i procesów.

Piąty obszar to opór przed zmianą. Zespół przyzwyczajony do Excela nie zaakceptuje nowego narzędzia wyłącznie dlatego, że ma ono więcej możliwości. Potrzebuje szybkich korzyści, szkolenia i poczucia wpływu na wdrożenie. Najlepiej, gdy pierwsza wersja rozwiązuje kilka naprawdę ważnych problemów.

Licencje to nie cały koszt — co naprawdę trzeba zaplanować

Jednym z ważniejszych fragmentów rozmowy jest dyskusja o licencjach Salesforce dla organizacji non-profit i programie Power of Us. Rozmówcy wspominają o dostępności określonej puli bezpłatnych licencji, ale podkreślają też, że samo przyznanie dostępu do platformy nie oznacza jeszcze gotowego systemu.

Koszt wdrożenia zależy od zakresu funkcjonalnego, potrzeb integracyjnych, jakości danych i tego, czy organizacja chce odtworzyć wieloletnie procesy starego systemu. Dodatkowo należy uwzględnić utrzymanie, szkolenia, opiekę administracyjną i rozwój rozwiązania.

Mateusz zaleca podejście etapowe: zbudowanie podstawowej konfiguracji, sprawdzenie jej w praktyce, a dopiero później uruchamianie kolejnych funkcji. W jego doświadczeniu szczególnie ważne okazują się jasno ustalone terminy i odpowiedzialność za realizację.

Uwaga redakcyjna: w nagraniu pojawiają się szczegółowe twierdzenia o liczbie bezpłatnych licencji i wymaganiu statusu OPP w Polsce. Są to wypowiedzi rozmówców, a nie niezależnie zweryfikowana informacja o aktualnych warunkach programu. Przed decyzją zakupową organizacja powinna sprawdzić bieżące zasady i uprawnienia bezpośrednio w Salesforce.

Trzy pierwsze kroki dla lidera fundacji

Rozmówcy proponują praktyczny początek. Najpierw warto przetestować środowisko demonstracyjne, by zrozumieć logikę platformy i zobaczyć, jakie procesy organizacji można uprościć.

Drugi krok to kontakt z Salesforce w celu poznania aktualnych możliwości, warunków programu dla NGO i dostępnych licencji. Trzeci to wybór sposobu wdrożenia — własnymi siłami, przy wsparciu partnera lub w modelu łączącym mentoring z pracą zespołu fundacji.

Przed każdym z tych kroków dobrze jest jednak zapisać w jednym dokumencie oczekiwane rezultaty: krótszy czas obsługi darowizn, lepszą komunikację z wolontariuszami czy sprawniejsze raportowanie grantów. Bez takich kryteriów trudno ocenić, czy projekt naprawdę się udał.

AI w organizacjach pozarządowych: potencjał i ograniczenia

W końcowej części rozmowy pojawia się sztuczna inteligencja. Mateusz wskazuje, że analiza danych historycznych i trendów może w przyszłości pomagać w planowaniu kampanii, identyfikowaniu momentów kontaktu z darczyńcami oraz przygotowywaniu spersonalizowanej komunikacji.

Rozmówcy zastanawiają się również nad rozwojem agentów AI, które mogłyby odpowiadać na pytania darczyńców czy wspierać procesy płatnicze. To prognozy i kierunki możliwych zastosowań, nie deklaracja dostępności wszystkich funkcji w każdym wdrożeniu.

Takie systemy powinny być projektowane z uwzględnieniem zgód, ochrony danych osobowych, przejrzystości działania oraz kontroli człowieka — szczególnie gdy dotyczą informacji o beneficjentach i darczyńcach.

Relacje i misja zamiast administracji

Mateusz wspomina również o rozwiązaniach pomagających odwzorowywać relacje między osobami i organizacjami. W fundraisingu może to mieć znaczenie przy identyfikowaniu kontaktów do potencjalnych partnerów i lepszym rozumieniu sieci powiązań.

Najważniejszy wniosek z całej rozmowy jest jednak prostszy. CRM nie powinien być projektem technologicznym dla samej technologii. Ma uwolnić czas organizacji na realizowanie jej misji. Jeśli system rzeczywiście ułatwia codzienną pracę i pomaga budować trwałe relacje, inwestycja ma sens także poza wielkimi organizacjami.

O gościu: Mateusz Twarożek

Mateusz Twarożek to doświadczony Solution Architect, który od wielu lat działa na styku biznesu i technologii. Współpracował z organizacjami z różnych sektorów — od e-commerce i fintechu po organizacje charytatywne. Obecnie pełni funkcję Solution Engineer w Salesforce. Jest autorem serii The Maths Cloud, w której dzieli się wiedzą o technologiach chmurowych. Prywatnie jest mężem, tatą i miłośnikiem książek Grahama Mastertona.

Prowadzący: Łukasz Bujło · Podcast: Coffee & Force — Salesforce na wyciągnięcie ręki · Odcinek: 2/2.

Więcej materiałów o Salesforce i technologiach dla organizacji pozarządowych znajdziesz na coffeeforce.pl.

Transkrypt odcinka 2

Zapis pochodzi z automatycznej transkrypcji gotowego montażu. Znaczniki czasu odpowiadają tej wersji audio (mogą być przybliżone). Zapis zawiera również jingle i reklamę NGO oraz może zawierać błędy rozpoznawania nazw i słów. Nie należy traktować go jako dosłownej, zweryfikowanej stenografii. Przeczytaj pełny transkrypt rozmowy

[0:00–0:20] Coffee and Force, pierwszy portal o technologii i ekosystemie Salesforce w Polsce. Podcasty, aktualności, wydarzenia, nie tylko przy kawie. Cześć, z strony Łukasz Bójłos z Coffee and Force.

[0:20–0:47] Witam Was w kolejnym odcinku podcastu Salesforce na wyciągnięcie ręki. Salesforce na wyciągnięcie ręki to porcja inspirujących rozmów i historii prosto ze świata Salesforce. Ten projekt stworzony z myślą o Tobie powstał przy współpracy z samym Salesforce, aby przybliżyć tajniki technologii chmurowej, zarządzania relacjami z klientami i nie tylko.

[0:47–1:11] Przygotuj się na dawkę inspiracji i wiedzy, która może zmienić Twoje spojrzenie na technologię w biznesie. Zrelaksuj się, bądź z nami i odkrywaj nieznane zakątki Salesforce w każdym odcinku. Wracamy do rozmowy z Matuszem Twaroszkiem o wykorzystaniu Salesforce w organizacjach pozarządowych.

[1:12–1:29] Dla przypomnienia, w pierwszej części rozmawialiśmy o cyfrowej transformacji i możliwości non-profit cloud. Dzisiaj schodzimy poziom niżej, czyli do praktyki. Będzie o automatyzacji procesów, zarządzaniu darcznicami, kosztach wdrożeń i wyzwaniach, z którymi mierzą się fundacje.

[1:30–1:39] Poruszymy też temat oczywiście sztucznej inteligencji. Zapraszam do drugiej części naszej rozmowy. Jak najbardziej w 100%.

[1:39–1:57] Wiesz co, to przejdźmy krok dalej, bo z jednej strony fajnie mamy omówione te obszary, możemy trzymać bardzo dużo danych. Ktoś ze słuchaczy może się przerazić. Masakra, muszę to wszystko trzymywać, wprowadzać wszystkie dane, więc to nic nie będzie za bardzo różniło się od tego Excela, które mamy.

[1:57–2:27] A jeżeli mówimy o transformacji cyfrowej, o Salesforce, to też użyjmy tego ważnego słowa, takiego klucza też spoiwa, jakim jest automatyzacja. Czyli to nam pokazuje, że nie trzeba robić rzeczy manualnie, ale możemy zautomatyzować. Więc teraz jakbyś powiedział, jakie procesy i jak te rzeczy, o których wspomniałeś, możemy zautomatyzować, że przy naszym minimalnym wysiłku mamy bardzo szybko fajne efekty.

[2:28–2:56] Oczywiście, to bardzo fajnie, że poruszyłeś ten temat, ponieważ automatyzacja myślę, że jest jedną z takich mocniejszych stron też Salesforce’a. Bo faktycznie, jeżeli Salesforce by nam nie dawał pewnych automatycznych rzeczy, to po co się ruszać z Excela, z którym jesteśmy w bardzo fajnym comfort zone. Ale automatyzacja może tutaj bardzo dużo dać.

[2:56–3:42] Przede wszystkim najpierw chciałbym wspomnieć o sytuacji, którą też miałem podczas jednego z Discovery, gdzie właśnie wkroczyła pani, która zajmowała się też między innymi właśnie tą transformacją cyfrową. I pamiętam jej twarz, gdy tak chciała mi pokazać, że jest coś, czego może Salesforce nie będzie mógł. A gdyby np. ja bym chciała, żeby był wysyłany e-mail w momencie, gdy np. dana osoba się nie pojawi na danej sesji, to pewnie czegoś takiego nie będzie można było zrobić. No i z pełną satysfakcją i uśmiechem na twarzy powiedziałem, że jak najbardziej, że jest to jedna z podstawowych funkcjonalności, które już można otrzymać za pomocą automatyzacji.

[3:42–4:17] Wtedy to jeszcze był proces builder, czyli dla słuchaczy wcześniejsza forma automatyzacji w Salesforce. W tym momencie już mamy coś nowszego, co nazywa się Flow. I co można oddać systemowi, żeby to system działał? Przede wszystkim warto pamiętać, że jeżeli dany darczyńca wysyła powiedzmy daną darowiznę, to myślę, że każda z organizacji jest w stanie, znaczy fajnie gdyby podziękowała mu za to.

[4:17–4:56] Dlatego tutaj ten taki thank you letter, taka właśnie forma podziękowania dla danego darczyńcy, jak najbardziej to może zostać zautomatyzowane. Nie będzie to taki list generowany automatycznie bez personalizacji, jak najbardziej to też może być spersonalizowane. Tylko sobie przerwę, bo mi się bardzo podobał też taki use case, który gdzieś tam pokazuje jak mogę pewne rzeczy zautomatyzować i jak traktować tych darczyńców, którzy wspierają moją fundację, bo czasami to jest podstawowe źródło utrzymania danej fundacji.

[4:56–5:33] I słyszałem o takim fajnym podziale i też segmentacji, że osoby, które wpłacają pewną darowiznę, pewną małą kwotę, to mogę z automatu im wysyłać maile. Bardziej zaangażowany darczyńca mogę też z automatu zrobić podziękowania, wysłać im życzenia świąteczne. A z innej strony, jeżeli ktoś np. większą kwotę wpłaci, to może mi się pojawić zadanie, żeby może np. bezpośrednio osobiście zadzwonić do tego darczyńcy i mi podziękować. I to jest chyba taki klucz budowania relacji fundacja i darczyńca.

[5:34–6:27] Tak, bardzo fajny use case. Jeszcze jeden taki use case, który też miałem w jednym ze swoich projektów to było przypisywanie czegoś takiego jak action plans, czyli właśnie danych zadań w danych odrębach czasu dla danej osoby, która zarządzała tymi darczyńcami. I tak jak są niektóre organizacje charytatywne, one też wysyłają np. takie podziękowania w formie jakichś giftów, jakiegoś merchu dla większych darczyńców. I to też właśnie były generowane tego typu zadania, łącznie z zaznaczeniem czy taki merch był wysłany do danego darczyńcy. Także tutaj jak najbardziej tego typu rzeczy mogą zostać zautomatyzowane.

[6:28–6:50] Dalej warto pamiętać, że w przypadku grantów wielokrotnie muszą zostać wysłane raporty z danych. Są to albo takie raporty wstępne, albo już podane po trzymaniu grantu i powiedzmy po użyciu go, jak ten grant został wykorzystany. Większych szczegółów nie znam, bo zawsze to było opowiadane przez organizacje.

[6:50–7:22] Natomiast warto wspomnieć, że to też może zostać zautomatyzowane. Wszelkiego rodzaju przypomnienia, że nadchodzi ten czas wysłania tego raportu, przygotowania, przypominajki, jeżeli to nie zostało zaznaczone, że taki raport został wykonany. To są rzeczy, które są wymagane od dawców takich grantów i wręcz one są taki must have, więc nie można tego przeskoczyć i to jest bardzo fajne.

[7:22–7:58] Kolejne rzeczy na przykład mogą być to zapisy na dany wolontariat. Jeżeli mamy na przykład wolontariuszy z dostępnością weekend o tej i o tej porze, a wskakuje nam inicjatywa z wolontariatu na tą i na tą porę właśnie, dokładno jak najbardziej tutaj flow i automatyzacja mogą zadziałać. Kolejne takie dwie rzeczy to oczywiście segmentacja darczyńców, czyli zmiana powiedzmy na middle czy środkowy na VIP i tak dalej.

[7:59–9:00] Także tutaj to może być i ostatnia, która jest, no to już tutaj przy połączeniu powiedzmy danego systemu z bramkami płatniczymi może być też fajna automatyzacja, która mocno odciąży na pewno dział finansowy z danej organizacji, bo będzie to rejestracja darowizn, będzie to rejestracja wpłat za te darowizny, bo system też ma możliwość śledzenia na przykład takich powtarzalnych darowizn, jeżeli ktoś się zobowiązał, że raz w miesiąc to będzie płacić. Także tutaj wtedy odchodzi nam ten element przechodzenia przez milion wyciągów bankowych, sprawdzania czy no tak słynny Jan Kowalski wpłacił za tą darowiznę. Myślę, że to bardzo dużo może dać i ja w tym temacie bym na pewno chciał wspomnieć organizację, która była bodajże dwa lata temu na World Tour.

[9:01–9:26] Była to organizacja Gajusz, gdzie do tej pory mam też z nimi kontakt, bo tak de facto nigdy nie zrobiliśmy żadnego biznesu. Nie współpracowaliśmy na zasadzie stworzenia tula, ale rozmawiałem z dwoma dziewczynami właśnie z Gajusza i do tej pory mamy kontakt. Gdy jest tam jakieś potrzebne małe doradztwo, to w ramach mojego wolontariatu też jestem w stanie tam zawsze pomóc.

[9:26–9:53] Także to była jedna z pierwszych organizacji non profit, która wskoczyła, że tak powiem do mojej głowy. Bardzo fajnie się odnaleźliśmy w tym i bardzo fajnie korzystają z tego systemu. Jeżeli mówimy o rekomendacjach i wdrażaniach w ekosystemie Salesforce polskim, chciałbym zachęcić Was do odsłuchania starszych podcastów.

[9:53–10:19] Mieliśmy nagrane dwa podcasty. Jedna to jest Fundacja Aktywizacja, druga to jest Fundacja Jagoda, więc też fajnie posłuchać jak z drugiej perspektywy, z perspektywy klienta, z perspektywy organizacji non profit, taki użytkownik Salesforce korzysta z tych automatyzacji. To jest koniec autoreklamy, ale przejdę, bo mówimy o tej automatyzacji.

[10:19–10:38] Brzmi to fajnie, magicznie. Ktoś może sobie pomyśleć, szczególnie osoba nietechniczna, że to są jakieś takie czary-mary. No i teraz pytanie do Ciebie, czy do ustawienia tych wszystkich automatyzacji nie jest potrzebna armia programistów? Bo mamy takiego pracownika fundacji.

[10:38–11:18] Przypuśćmy, nie stygmatyzujmy powiedzmy humanista, który nie jest informatykiem i czy jest w stanie zrobić sobie jakieś tam automatyzacje? Tak, i tu też wspomnę, że ja jestem po fizjoterapii i studiach kulturoznawstwa międzynarodowego. Także witam Was humanista i jak najbardziej jest to w stanie zrobić. Owszem, to nie jest tak, że dana osoba wejdzie i będzie w stanie zrobić od razu kastomizację całego systemu, zbudować automatyzację.

[11:19–11:50] Nie, ale od tego są trailheady. Od tego są trailheady i są one napisane właśnie w taki sposób, żeby nawet dana osoba, która zaczyna gdzieś od samego początku, jeżeli zacznie od odpowiedniego trailheada, to będzie w stanie zaznajomić się z tym systemem. Także dana organizacja, jeżeli ma dedykowaną osobę, która w pewnym momencie odsłyszy od prezesa, pani prezes, słuchaj, Ty będziesz odpowiedzialny za to, to zachęcam tutaj właśnie do tych trailheadów.

[11:50–12:10] Może się dopowiedzmy czym są trailheady, bo jeżeli ktoś nas słucha tylko z obszaru NGOs-ów, nie będzie wiedział co to są trailheady. Tak, tak, tak, tak. Faktycznie czasami myślę, że osoby pracujące w Salesforce mają to, że mówią o czymś co jest dla nich oczywiste, a nie jest to oczywiste.

[12:11–12:37] Otóż trailheady są to takie interaktywne lekcje dla fascynatów Salesforce’a, dla użytkowników, dla osób, które pracują. Jest to taki fundament wiedzy przekazany ze strony Salesforce’a. Jest to opisane w bardzo fajny sposób, ponieważ wielokrotnie uczymy się przy opisach danej firmy, jakie ona ma problem i w jaki sposób to rozwiązać.

[12:37–15:44] Na samym końcu każdej treści, każdej takiej lekcji mamy albo krótki teścik, który sprawdza naszą wiedzę, co jest też bardzo fajnym rozwiązaniem, albo krótkie zadanie, które musimy wykonać w takim środowisku, środowisku w takiej tak zwanej piaskownicy, czyli takim środowisku tymczasowym, w którym my musimy wykonać to zadanie. To pozwala nam się dokształcić, to pozwala nam rozbudować naszą praktykę, rozbudować naszą wiedzę i właśnie te lekcje polecam. Te lekcje polecam, bo od tego się zaczyna. Myślę, że każdy z nas od tego kiedyś zaczął. Wracając jeszcze do Twojego pytania, też miałem taką sytuację, że współpracując z jedną firmą i współpracowałem z nią kilka lat kilka lat i właśnie jeden chłopak, który zaczął ze mną, znaczy był jako jedna osoba właśnie od strony klienta w kwestii wdrożenia, w tym momencie jak rozmawialiśmy i wskoczyliśmy na spotkanie, on mówi słuchaj Mat, zobacz jak tutaj to zmodyfikowałem, a zrobiłem taki flow. Ja mu mówię no Dżejkow, jestem z Ciebie strasznie dumny. I naprawdę ta osoba, która wcześniej nie miała tej wiedzy Salesforce’owej, w tym momencie też na pewno na próbach i błędach nauczyła się co należy zrobić. Owszem, tu jeszcze będzie naprawdę sporo lat, kiedy będzie na tyle biegły, żeby wskoczyć, zmodyfikować coś w parę minut bez podpierania się danymi, powiedzmy, artykułami z Salesforce’a, z pomocy, ale jak najbardziej. Humanista po odpowiednim szkoleniu może wejść, ponieważ tutaj jest ten low-code, wielokrotnie jest to, jak to się mówi o click and drop, no wiem o co chodzi, w każdym razie drag and drop. Także wielokrotnie jest to do zrobienia i myślę, że mogę jedynie życzyć powodzenia właśnie takim osobom i trzymam za was kciuki. Twoja fundacja lub organizacja pozarządowa potrzebuje wsparcia w cyfrowej transformacji? W Coffee eForce łączymy technologię Salesforce z realnymi potrzebami trzeciego sektora. Oferujemy konsultacje, mentoring i wsparcie we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań. Wy skupcie się na swojej misji. My pomożemy Wam z technologią. Napisz do nas. Fundacja Małpa CoffeeForce.pl. Coffee eForce. Technologia w służbie dobra. No dobra, to teraz załóżmy, że przekonaliśmy naszych słuchaczy, mówią OK, fajne rozwiązanie, potrzebuję takiego rozwiązania w mojej organizacji.

[15:45–16:17] No ale nie oszukujmy się, od pomysłu do działającego systemu jest długa droga. I powiedz mi proszę, jakie są największe pułapki i wyzwania podczas wdrożeń w sektorze non-profit? Witamy w ciemnym kotle tej ciemnej strony integracji. Jest trochę, jest trochę. Myślę, że zacznę od pierwszego. To jest zbyt dużo oczekiwania. Pamiętajmy, że żeby fajnie wdrożyć system, fajnie jest to sobie podzielić.

[16:18–16:54] Bo też wielokrotnie miałem podczas różnych moich prac i projektów, że przychodził klient i mówi słuchaj, chcę Sales Cloud do obsługi sprzedaży, chcę Service Cloud do obsługi tiketów, chcę Field Service Lightning dla moich monterów, chcę to, to, to, to. I potem wyskakiwała wycena, która tak naprawdę klienta wyrywała z butów, bo było tego za dużo za jednym razem. W momencie, gdy to podzielimy sobie na różnego rodzaju produkty, na różnego rodzaju projekty, to wychodzi to dużo łatwiej.

[16:55–17:37] Z mojego doświadczenia wiem, że wielokrotnie organizacje, organizacje charytatywne po tym roku fiskalnym mają czasami jakieś nadwyżki, które mogą sobie wykorzystać. W takim razie podziel to sobie, nawet ten projekt na parę lat. Ważnym jest to i nauczyłem się tego również, że wśród organizacji charytatywnych, chociaż de facto u każdego klienta, fajnie, gdy klient się nauczy najpierw chodzić, zanim zacznie biegać, bo można wskoczyć do systemu, który jest ogromny, rozbudowany, milion stoperów, że zapomniałeś dodać tego i tego w polu, tu tysiąc przypominajek, ale to wszystko przytłoczy.

[17:38–19:33] Pamiętajmy, żeby użytkowników, żeby ta ich utylizacja, żeby to wejście w system było takie bardzo delikatne, bardzo fajne, należy im nie sprzedawać miliona procedur, należy im sprzedać dwie procedury, które są już wdrożone w systemie i sobie zaczną najpierw na tym działać, wyjdą z tego comfort zonu z Excela, przejdą do Salesforce, a pamiętajmy, że te osoby wielokrotnie pracowały na arkuszach Excela przez dużo lat i wyjść w tym momencie do czegoś nowego, to to coś musi być bardzo przyjazne, nie może stopować, nie może ubijać tego entuzjazmu, także to jest to. Pierwsza rzecz to jest na pewno zbyt duże oczekiwania za pierwszym razem i to może w dużym stopniu zniechęcać. Druga rzecz to na pewno bałagan w danych. O rany, ile ja się razem spotkałem z tym, ile tam było kuberty, ile tam było Jane Doe, Jan Kowalski, John Smith i tak dalej, było tego mnóstwo. Z tego co ja się nauczyłem na pewno na wstępie, zawsze na pierwszych spotkaniach od razu mówię, błagam, uporządkujcie swoje dane przed wejściem do systemu. Owszem, później to musiało być modyfikowane pod strukturę danych w Salesforce, natomiast na pewno na samym początku te osoby muszą się pozbyć milionów duplikatów, setek właśnie błędnych danych, wpisanych na szybko, wpisanych w pośpiechu, bo nie chciało się zapamiętać, czy na przykład dziesięciu maili w jednym polu, czy na przykład maila i telefonu w jednym polu, co też jest takim killerem.

[19:34–20:21] Także to jest kolejna rzecz i myślę, że bardzo duży problem w przypadku braku takiej walidacji danych, no bo wielokrotnie arkusze Excela nie są w jakimś stopniu pokonfigurowane, żeby wymagać poprawności tych danych. Dalej, brak dedykowanej osoby. Zawsze każda organizacja najlepiej, żeby wytyczyła jedną osobę, która będzie odpowiedzialna, która będzie takim product ownerem, czyli osobą, która będzie odpowiedzialna za ten projekt i ona będzie nam finansować wszelkiego rodzaju elementy i etapy wdrożenia, czyli od momentu zatwierdzenia wymagań do wdrożenia danego wymagania, pokazania mu i usłyszenia magicznego tak albo nie.

[20:22–21:00] Taka osoba jest niezbędna przy każdym projekcie i tutaj nie mówimy tylko o projektach NGO-sowych. I takie ostatnie dwie to jest nadmierna customizacja, bo też się spotkałem z projektami z setką pól na danym widoku powiedzmy w kontakcie i to zabijało totalnie wydajność systemu. Także nadmierna customizacja i ostatnia rzecz to jest ten właśnie comfort zone, opór przed zmianą.

[21:02–21:46] Jeżeli dana organizacja, jeżeli chcecie wdrożyć system i słyszycie od swojego prezesa organizacji, że tak chcę to wdrożyć, to nie oponujcie, wejdźcie w to, postarajcie się zaprzyjaźnić z tym systemem, Salesforce jest naprawdę bardzo przyjaznym systemem i po wielokrotnym faktycznie przeklikaniu systemu będziecie wiedzieć co gdzie jest, jak go używać. Ja wiem, że ten Excel na Google Drive jest bardzo przyjazny, wiesz co gdzie szukać, ale zaufaj mi, że po pewnym czasie też będziesz wiedzieć gdzie szukać tego w Salesforce. I zadasz sobie pytanie jak mogą funkcjonować wcześniej bez Salesforce’a.

[21:47–22:09] Dokładnie, dokładnie. Takie mamy doświadczenia i takie mamy feedbacki od różnych organizacji non-profit, które później po jakimś czasie przychodzą i rzeczywiście same sobie się dziwią dlaczego wcześniej nie słyszało o tym rozwiązaniu. Ale żeby to się nie było kolorowo, no to idźmy dalej i zatrzymajmy się na temacie kosztów.

[22:09–22:47] Na pewno warto wspomnieć, że Salesforce słynie z programu Power of Us i daje uwaga 10 darmowych dożywotnio licencji, między innymi też na non-profit cloud i w pakiecie jest tego co pamiętam Sales and Service Cloud. Jeżeli nie słyszeliście o tych dwóch cloudach też zapraszam na nasze poprzednie podcasty, gdzie wszystko jest wytłumaczone, więc to są dodatkowe funkcjonalności, z których można korzystać. Ale też ostatnio słyszałem, rozmawiałam z organizacjami, nawet jedną, która usłyszała, dostała tych 10 darmowo dożywotnich licencji.

[22:48–23:02] No i te licencje sobie przez rok tak leżą, bo nie wiadomo co z tym zrobić. Więc przejdźmy sobie do wdrożenia i utrzymania, bo to są na pewno jakieś tam dodatkowe koszty. I powiedzmy jak mała organizacja może się do tego całego procesu wdrożenia przygotować.

[23:04–23:34] Otóż przede wszystkim może taka mała porada. Zróbcie sobie zawsze dany okres tego wdrożenia, bo przez to, że te licencje są darmowe i nie krzyczą jeść, one mogą leżeć i leżeć i leżeć. I kiedyś się śmialiśmy, bo w mojej poprzedniej pracy zarządzałem projektami QuickStart, które z teorii miały być zamykane max do dwóch miesięcy.

[23:35–24:13] No i było parę projektów, które się przerodziły w LongStart, bo właśnie to między innymi z organizacjami charytatywnymi, które wiedziały, że okej, ten produkt jest, mamy go za darmo, także możemy to sobie wdrażać, jedną rzecz na miesiąc i też będzie okej. Także tutaj zrobienie sobie na pewno pewnego takiego timeline’u, deadline’u, kiedy ten projekt ma być wykonany, będzie fajnym ukłonem dla firmy implementującej, ale również dla was bardzo dobrym rozwiązaniem. I tutaj mówimy o wdrożeniu i utrzymaniu.

[24:14–24:34] Tak jak wspomniałeś, te licencje są za darmo. Bardzo fajny gest ze strony Salesforce’a właśnie dla NGOs’ów i te małe organizacje, te dziesięć licencji wielokrotnie wystarczy. Owszem, taka organizacja… Poczekaj, ja się dopowiem, przepraszam, żeby nie mknęło, a żeby była jasność.

[24:36–24:57] Salesforce w każdym kraju dał odpowiednie regulacje prawne, kto może otrzymać tych darmowych licencji, żeby być tutaj słownym, to chcę dopowiedzieć, że w Polsce musi taka organizacja mieć status OPP, czyli to musi być organizacja pożytku publicznego. To tylko tyle, możesz kontynuować dalej. Dzięki, dzięki.

[24:59–25:25] Tak, tak, tak, owszem. I też wiem, że są różne faktycznie procedury, ale, że tak powiem, nie jest nasyłana kontrola ze strony Salesforce’a, tylko wystarczy wysłać odpowiednie dokumenty. Także tak, tutaj licencje mamy na pewno pokryte i nie musimy się tym przejmować, że są takie dodatkowe koszty.

[25:26–25:54] Owszem, jeżeli dana organizacja chce, ma więcej użytkowników i chce tych użytkowników tak samo mieć w Salesforce’ie, mogą dokupić dodatkowe licencje, które z tego, co pamiętam, też mają jakieś upusty właśnie z ukłonem w stronę NGO na całym świecie. I teraz, wdrożenie. Tak jak wcześniej wspomnieliśmy, wdrożenie wdrożeniu nierównym.

[25:55–26:38] Bo jeżeli faktycznie organizacja chce zrobić transformację z powiedzmy, nie wiem, wcześniejszego systemu na non-profit cloud, to i chce mieć wszystko, co mieli w tamtym systemie, który, nie wiem, powiedzmy, modyfikowali przez ostatnie kilkanaście lat, to będzie duża implementacja. Jeżeli mamy tutaj o tym właśnie taki must have, który musimy mieć podstawowy, taka podstawa, na której my będziemy mogli budować dalej, to już są to mniejsze koszty. I też w zależności oczywiście od firmy wdrożeniowej, bo też są różne stawki, to może się też różnić.

[26:38–27:02] Z tego, co ja bym tak naprawdę polecił, to zbudowanie sobie tego produktu, który musi być jako podstawa. Bo tutaj warto wspomnieć, że Salesforce jest bardzo takim, to jest ładne słowo, skalowalnym produktem. I ta skalowalność jest naprawdę na bardzo dużym poziomie.

[27:03–27:19] Bo można go rozbudowywać wzdłuż i wszerz. O inne chmury, o inne rozwiązania, o inne wymogi, potrzeby. I budować go, trochę lepić, jak z Play-Doh, czy z plasteliny w podstawówce.

[27:19–27:34] Można go sobie ukształtować tak, jak chce. Ja się śmieję, że wszystko tam można wdrożyć, tylko trzeba odpowiednio to skonfigurować. Tak że to są takie elementy, o których należy pamiętać.

[27:34–28:15] Konkretnych są w tym momencie nie podam, bo to, tak jak wspomniałem, zależy od firmy wdrażającej. Ale pamiętajmy, że jeżeli coś może nam, powiedzmy, nie wiem, menadżerowi, czy osobie zarządzającej dartnicami, ta osoba nie musi już wklejać danego szablonu z podziękowaniem do maila, dopisywać imię i nazwisko, wielokrotnie czasami się pomyląc. I zaoszczędzi to nawet, nie wiem, 15 minut dziennie, to pomnożmy to później przez te 360 dni.

[28:15–28:51] I ta osoba może, 365 dni, i ta osoba może później wykorzystać ten czat, żeby zrobić coś dodatkowego, żeby zrobić albo nawet zadbać o swoje zdrowie psychiczne w trakcie pracy. Więc to jak najbardziej, rozwijając wtedy ten koszt na okres roku, na okres dwóch lat, w zależności co chcemy i jak chcemy, to to nie są aż tak duże koszty. To idźmy dalej, bo na pewno z doświadczenia wiem, że w NGOs pracują bardzo ambitne osoby.

[28:52–29:21] I załóżmy, że mamy teraz lidera, liderkę, która w tym momencie czuje, tak, to jest ten moment, jestem zmęczona, zmęczona chaosem, ale z drugiej strony ta osoba jest przerażona tą skalą projektu. To jakbyś mógł powiedzieć konkretne trzy pierwsze kroki, jakie teraz ta osoba powinna wykonać? Przede wszystkim, to co bym polecał, to założenie sobie tak zwanego trial organ. Bo to bardzo dużo daje.

[29:21–30:19] Salesforce oferuje takie darmowe, 30-dniowe systemy, z jakimiś tam powiedzmy udawanymi danymi w systemie, ale dzięki temu można sobie przeklikać system, można zobaczyć jak on przyjaźnie wygląda, co on oferuje i później zbudować sobie taki produkt, nawet na samym początku w głowie, potem go przerzucić do maila i skontaktować się z Salesforce’em. Skontaktować się wtedy, wtedy ludzie od nas, account executive skontaktuje się z wami i na pewno pomoże w dalszych procedurach, czyli właśnie przesłanie danej dokumentacji, żeby te 10 darmowych licencji było przygotowane. Także to jest drugi krok i wtedy pomyślenie o powiedzmy danym partnerze wdrożeniowym.

[30:19–30:48] To są takie trzy podstawowe kroki, które myślę, że fajnie gdyby każda organizacja przed podejściem do Salesforce’a mogła zrobić i myślę, że to jest dobry kierunek. Jasne, dzięki. Chciałbym jeszcze cię zapytać, bo teraz myślę, że słowo AI, sztuczna inteligencja jest odmieniana przez wszystkie przypadki w możliwych artykułach.

[30:48–31:43] No i jak ty patrzysz na sztuczną inteligencję za 3-5 lat? Jak fundacje non-profit mogą efektywnie wykorzystać sztuczną inteligencję i czy mogę się pokusić o takie sformułowanie, że czy rzeczywiście ta sztuczna inteligencja powie mi kto jaką kwotę może wpłacić na kolejną zbiórkę? Jak ty to widzisz? W którym kierunku to będzie szło? Wiesz co? Myślę, że też możemy tu powiedzieć, że ostatni czas jest bardzo dużą rewolucją technologiczną i to na miarę po prostu pojazdów na parę i powiedzmy elektryczności. Jest to ogromny skok technologiczny. To co widzimy w tym momencie, co się dzieje nie tylko w NGOs-ach.

[31:44–31:52] Bardzo szybko idzie to wszystko do przodu. To jest niesamowite. I sztuczna inteligencja w NGOs jak najbardziej może pomóc.

[31:52–32:37] Weźmy pod uwagę, że to co nam czasami może umknąć nie umknie sztucznej inteligencji, ponieważ ona przejdzie przez wszystkie nasze dane, przez dane historyczne, przez dane w trendach, bo nie oszukujmy się, ale też obserwowanie danych trendów, czy to są powiedzmy trendy po kampanii, czy trendy po danych eventach, trendy po danych eventach u wolontariuszy itd. To bardzo dużo nam daje. Dzięki temu możemy, właściwie w zasadzie nie my, a kalkulacje w sztucznej inteligencji mogą zweryfikować dane historyczne, momenty wpłat itd.

[32:38–32:49] I np. zweryfikować, że dany darczyńca faktycznie jest np. po roku fiskalnym, zostało mu tyle i tyle i wtedy wpłaca na daną organizację.

[32:49–34:33] Wtedy jak najbardziej organizacja może wcześniej się przypomnieć, może wcześniej wysłać takie lekkie połknięcie, jak to było kiedyś na Facebooku i tak się przypomnieć, hej, jesteśmy tutaj, będzie nam bardzo miło, gdy wpłacisz powiedzmy nawet parę groszy. Jak najbardziej myślę, że też sztuczna inteligencja może bardzo dużo pomóc w weryfikacji tych danych, w przygotowaniu nawet komunikacji dla danych darczyńców, a myślę, że w późniejszych stadiach nawet przeprocesowanie danych płatności, ponieważ też weźmy pod uwagę, że to wszystko się rozwija i kiedy organizacja zobaczy ten potencjał stojący za Salesforcem, za prowadzeniem tego produktu, też zobaczy, że można prowadzić agenta powiedzmy na swojej stronie i myślę, że, agenta sztuczna inteligencja oczywiście, myślę, że w niedalekiej przyszłości będzie możliwe, żeby taki agent przyjął płatność, żeby taki agent przeprocesował płatność, podziękował, a nawet samodzielnie się skontaktował za jakiś czas, kiedy nadejdzie czas na powiedzmy na kolejną jakąś wpłatę albo lekką właśnie przypominajkę o sobie. Jeżeli mówimy o funkcjonalnościach Salesforce’owych, to powiedz mi, która jest Twoja ulubiona, z którą lubisz wdrażać, w której widzisz potencjał, w którym też widzisz feedback od klienta, że rzeczywiście to robi taki efekt wow.

[34:35–35:18] Wiesz co, ja osobiście bardzo, ale to bardzo lubię pracować nad budowaniem schematu relacji pomiędzy użytkownikami, bo myślę, że jest to też niedoceniany trochę produkt. To jest, to się nazywa Arc w tym momencie w systemie i tam budujesz sobie właśnie model relacji pomiędzy kontaktami, czyli właśnie takimi osobami indywidualnymi, pomiędzy organizacjami, pomiędzy firmami, a również pomiędzy właśnie osobami indywidualnymi, a firmami. I bazując na tym, to jest tak jak w życiu codziennym.

[35:19–35:35] Czasami musimy przejść przez jedną, dwie osoby. Kiedyś ktoś powiedział, że chyba tam musi być 20 połączeń międzyludzkich, żeby dojść w pewną oczy do prezydenta i mieć z nim kontakt. I dokładnie tak samo jest tutaj.

[35:36–36:13] I to jest bardzo duży, bardzo duży potencjał, bo jeżeli chcemy, chcemy w tym momencie, nie wiem, na przykład poprosić szefa Marka Bieniowa o daną dotację, to wiemy doskonale, że przechodząc przez powiedzmy właśnie Jana Kowalskiego, idąc dalej, dalej, dalej, będziemy w stanie dojść. I tutaj na tej zasadzie my możemy fajnie sobie to zobaczyć, te połączenia. Także ja osobiście jestem, jestem fanem tego i to mi się zawsze bardzo podobało i zawsze zachęcałem klientów, żeby sobie tego używali.

[36:15–36:43] Super. Myślę, że przez wiele tematów przeszliśmy i dzięki za tą konkretną, inspirującą rozmowę wiemy czym jest transformacja cyfrowa, wiemy dlaczego ten obszar powinien być rzeczywiście strategiczny dla obszarów non-profit, wiemy czym się różni non-profit od NPS-PAK-a i dlaczego, w którym kierunku powinniśmy wyjść. Wiele różnych funkcjonalności jest.

[36:43–37:27] Zachęcamy Was bardzo do odwiedzenia stron salesforce’owych, demo, tak jak powiedziałem wcześniej, podcastów, gdzie warto dowiedzieć się i wejść już krok dalej dla właśnie transformacji cyfrowej, bo przede wszystkim dzięki non-profit cloudowi możemy w końcu jako fundacja non-profit zaangażować się i mieć czas na to po co ta fundacja została stworzona, a nie niestety na biurokrację, na rozliczanie grantów i tak dalej, i tak dalej. Więc to jest mocne przejście z tej pracy i z tej misji, którą rzeczywiście non-profit cloud może nam zautomatyzować i zoptymalizować. Dzięki jeszcze raz.

[37:27–37:45] Moim Waszym gościem był Mateusz Twarożek, ekspert z wielu dziedzin, między nimi też ekspert z obszaru non-profit cloud. Dziękuję bardzo jeszcze raz za zaproszenie i takie ostatnie słowo polecam. Śledźcie wszelkiego rodzaju eventy salesforce’owe.